Pembagian jadwal shift kerja membantu perusahaan menentukan jumlah dan komposisi karyawan pada setiap giliran. Perusahaan perlu menyesuaikan pembagian tersebut dengan jam operasional, tingkat aktivitas, jumlah tenaga kerja, dan kebutuhan keterampilan pada setiap periode.
Pembagian yang baik tidak selalu menempatkan jumlah pekerja yang sama pada seluruh shift. Beberapa jam operasional mungkin membutuhkan lebih banyak tenaga karena aktivitas meningkat.
Karena itu, HR perlu memahami kebutuhan setiap periode sebelum menentukan giliran karyawan. Pendekatan tersebut membantu perusahaan menjaga ketersediaan tenaga sekaligus mengatur waktu kerja dengan lebih terstruktur.
Dasar Pembagian Jadwal Shift Kerja
Sebelum membagi jadwal shift kerja, HR perlu menentukan jumlah giliran dalam satu hari. Perusahaan dapat menggunakan dua, tiga, atau pola lain sesuai kebutuhan operasional.
Selanjutnya, HR perlu menghitung kebutuhan tenaga pada setiap shift. Misalnya, restoran memiliki aktivitas paling tinggi pada sore hingga malam. Perusahaan dapat menempatkan lebih banyak karyawan pada periode tersebut dibandingkan shift pagi.
Kompetensi juga perlu menjadi pertimbangan. Setiap giliran sebaiknya memiliki pekerja yang mampu menjalankan tugas penting. Dengan demikian, HR tidak hanya mengejar jumlah karyawan, tetapi juga memperhatikan komposisi tim.
Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan waktu kerja, istirahat, dan hari libur sesuai ketentuan yang berlaku.
Contoh Pembagian Karyawan dalam Shift
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki 12 karyawan dan menjalankan dua shift setiap hari. Shift pagi berlangsung pukul 07.00–15.00, sedangkan shift sore berlangsung pukul 15.00–23.00.
Pada hari dengan tingkat aktivitas relatif sama, HR dapat membagi tenaga seperti berikut:
Shift Pagi: 6 karyawan
Andi, Budi, Citra, Deni, Eka, dan Fajar.
Shift Sore: 6 karyawan
Gita, Hendra, Intan, Joko, Karin, dan Lukman.
Namun, perusahaan dapat mengubah komposisi tersebut ketika kebutuhan meningkat pada salah satu periode. Misalnya, HR menempatkan lima pekerja pada pagi hari dan tujuh pekerja pada sore hari ketika aktivitas lebih ramai menjelang malam.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa pembagian shift perlu mengikuti kebutuhan tenaga kerja, bukan sekadar membagi jumlah pekerja secara sama rata.
Perhatikan Kompetensi dan Rotasi Karyawan
HR juga perlu memastikan setiap shift memiliki komposisi keterampilan yang sesuai. Sebagai contoh, perusahaan mungkin membutuhkan satu supervisor atau pekerja berpengalaman pada setiap giliran.
Jika seluruh tenaga berpengalaman masuk pada shift yang sama, giliran lainnya dapat kekurangan personel yang mampu menangani tugas tertentu. Karena itu, HR perlu memeriksa jabatan dan kemampuan sebelum menyelesaikan pembagian.
Perusahaan juga dapat menerapkan rotasi apabila kebijakan dan kebutuhan operasional memungkinkan. Rotasi memberikan perubahan giliran berdasarkan pola yang telah perusahaan susun.
Namun, HR perlu menyampaikan pola tersebut secara jelas. Informasi yang konsisten membantu pekerja mengetahui jadwal berikutnya dan mempersiapkan aktivitas mereka.
Kelola Kehadiran pada Setiap Shift
Setelah menentukan pembagian, perusahaan perlu memantau pelaksanaan jadwal. HR dapat mencatat waktu masuk dan keluar untuk mengetahui kehadiran pekerja pada setiap giliran.
Penggunaan aplikasi absensi dapat membantu perusahaan mengelola catatan tersebut secara lebih terstruktur. HR dapat melihat data kehadiran bersama jadwal untuk mendukung administrasi waktu kerja.
Jika seorang pekerja mengajukan pertukaran shift, perusahaan perlu memperbarui jadwal utama setelah menyetujui perubahan. Langkah ini membantu seluruh anggota tim menggunakan informasi yang sama.
Selain itu, HR perlu mengomunikasikan perubahan kepada pekerja yang berkaitan agar tidak terjadi kekosongan akibat perbedaan informasi.
Kesimpulan
Pembagian jadwal shift kerja perlu mempertimbangkan jumlah tenaga, tingkat aktivitas, kompetensi karyawan, waktu kerja, dan kebutuhan setiap periode. Perusahaan tidak harus menempatkan jumlah pekerja yang sama pada seluruh giliran.
HR dapat menyesuaikan komposisi tenaga dengan kondisi operasional sekaligus memastikan setiap shift memiliki pekerja yang mampu menjalankan tugas penting. Pembagian yang terstruktur membantu perusahaan menjaga kebutuhan tenaga kerja dan memberikan informasi giliran yang lebih jelas kepada karyawan.
