Cara menghitung hak cuti karyawan perlu memperhatikan masa kerja, jumlah hak tahunan, cuti yang sudah pekerja gunakan, serta kebijakan perusahaan. Perhitungan yang tepat membantu HR menjaga saldo cuti tetap akurat dan memudahkan karyawan merencanakan waktu istirahat.
Ketentuan ketenagakerjaan menetapkan cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Namun, perusahaan dapat memiliki kebijakan yang memberikan hak lebih baik atau mengatur mekanisme perhitungan tertentu.
Karena itu, HR perlu memeriksa Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama sebelum melakukan perhitungan.
1. Tentukan Hak Cuti Tahunan Karyawan
Langkah pertama yaitu menentukan jumlah hak cuti karyawan dalam satu periode. Ketentuan ketenagakerjaan memberikan hak minimum cuti tahunan sebanyak 12 hari kerja setelah pekerja memenuhi masa kerja 12 bulan secara terus-menerus.
Misalnya, perusahaan memberikan hak sesuai batas minimum tersebut. Karyawan A sudah bekerja selama 18 bulan sehingga memenuhi ketentuan masa kerja. Dengan demikian, perusahaan mencatat hak cuti tahunannya sebanyak 12 hari kerja untuk periode yang berlaku.
Perusahaan dapat memberikan jumlah lebih banyak, misalnya 14 atau 15 hari. Jika perusahaan menerapkan kebijakan tersebut, HR perlu menggunakan jumlah yang tercantum dalam ketentuan internal sebagai dasar pencatatan.
2. Kurangi dengan Cuti yang Sudah Digunakan
Setelah mengetahui hak awal, HR dapat menghitung saldo dengan rumus sederhana:
Sisa cuti = Hak cuti tahunan − Cuti yang sudah digunakan
Contohnya, Karyawan A memiliki hak 12 hari dan sudah menggunakan 5 hari.
12 hari − 5 hari = 7 hari
Jadi, saldo cuti Karyawan A tersisa 7 hari untuk periode tersebut. HR perlu memperbarui catatan setiap kali karyawan menggunakan cuti agar saldo selalu sesuai.
Penggunaan aplikasi absensi online dapat membantu perusahaan menyimpan riwayat pengajuan dan penggunaan cuti secara terpusat. Dengan begitu, HR dapat memeriksa saldo tanpa menghitung seluruh riwayat secara manual.
3. Periksa Kebijakan Prorata Perusahaan
Beberapa perusahaan memberikan cuti secara prorata, misalnya kepada karyawan dalam kondisi tertentu sesuai kebijakan internal. Namun, perusahaan tidak boleh menganggap rumus prorata sebagai rumus wajib yang berlaku secara nasional.
Jika kebijakan perusahaan menetapkan perhitungan proporsional, HR dapat mengikuti rumus yang tercantum dalam aturan internal.
Sebagai ilustrasi, perusahaan memberikan 12 hari per tahun dan memiliki kebijakan prorata berdasarkan jumlah bulan:
Cuti prorata = Jumlah bulan yang diperhitungkan ÷ 12 × Hak cuti setahun
Apabila kebijakan perusahaan memperhitungkan 6 bulan, maka:
6 ÷ 12 × 12 = 6 hari
Hasilnya menjadi 6 hari berdasarkan contoh kebijakan tersebut. Perusahaan perlu menjelaskan dasar perhitungan kepada karyawan agar mereka tidak menganggap metode ini sebagai ketentuan wajib dari undang-undang.
4. Periksa Sisa Cuti dari Periode Sebelumnya
HR juga perlu memeriksa apakah karyawan memiliki saldo dari periode sebelumnya. Jangan langsung menambahkan saldo lama ke hak tahun berikutnya tanpa melihat aturan perusahaan.
Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama dapat memuat ketentuan mengenai periode penggunaan dan pengelolaan sisa cuti. Karena itu, HR perlu menggunakan kebijakan yang berlaku sebagai acuan.
Misalnya, catatan menunjukkan sisa 3 hari dari periode sebelumnya. HR perlu memeriksa apakah kebijakan perusahaan masih mengakui saldo tersebut sebelum memasukkannya ke saldo periode baru.
Pemeriksaan ini membantu perusahaan menghindari kesalahan perhitungan sekaligus memberikan informasi yang transparan kepada pekerja.
Kesimpulan
Cara menghitung hak cuti karyawan dapat dimulai dengan menentukan hak tahunan, mengurangi cuti yang sudah digunakan, lalu memeriksa kebijakan perusahaan mengenai prorata dan sisa cuti.
Ketentuan ketenagakerjaan menetapkan cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Sementara itu, perusahaan perlu menggunakan Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama sebagai acuan untuk mekanisme pelaksanaannya.
